Visitors Registration – IRGZ

Informacje w j. polskim pod sekcją w j. angielskim

ENG

Introduction of the International Visitors System

By the decision of the Rector of the University of Warsaw, the Online Registration for International Visitors (shortened in Polish to “IRGZ”) has been operating since April 1, 2025.

You can find the ordinance concerning the IRGZ here: https://monitor.uw.edu.pl/Lists/Uchway/Uchwa%C5%82a.aspx?ID=7261 (in Polish only)

IRGZ is available in two language versions:

IRGZ system in English: https://visitors.uw.edu.pl/en-gb/
IRGZ system in Polish: https://visitors.uw.edu.pl/pl/

International Visitors to the UW

The Internet Registration for International Visitors (IRGZ) system is an administrative system designed to register the presence of visitors to the University and provide them with access to systems and services available at the University of Warsaw.

Please register in the system if you have an affiliation abroad and you are coming to the University for one of the following purposes:

undergraduate / graduate / non-academic internship,
teaching activities,
conducting scientific research,
conducting scientific research and teaching activities,
participation in a training course / study visit,
other purpose (discussed with the university unit).

If you are not sure which purpose of stay or unit you schould choose, please search through: Faculties and other academic units

You may also contact the Welcome Point’s office: visitors(at)uw.edu.pl

A User Manual for the visitors registering at IRGZ is available here: User Manual_IRGZ_01.04.2025

Registration steps:

1. Visitor creates an account.
2. Visitor registers for a visit to a particular unit.
3. The unit approves visitor’s arrival.

The IRGZ system has been implemented under Action II.2.4. “Support for the relocation process of employees from abroad by preparing the University of Warsaw academic community and administrative infrastructure for hosting employees from abroad” of the “Excellence Initiative – Research University” (IDUB) Programme at the University of Warsaw.

PL

Wprowadzenie systemu Internetowej Rejestracji Gości Zagranicznych

Decyzją Rektora Internetowa Rejestracja Gości Zagranicznych (dalej: IRGZ) obowiązuje na Uniwersytecie Warszawskim od 1 kwietnia 2025 roku. Zarządzenie dotyczące IRGZ znajdują Państwo w Monitorze UW: https://monitor.uw.edu.pl/Lists/Uchway/Uchwa%C5%82a.aspx?ID=7261

IRGZ dostępny jest w dwóch wersjach językowych:

system IRGZ w j. polskim: https://visitors.uw.edu.pl/pl/
system IRGZ w j. angielskim: https://visitors.uw.edu.pl/en-gb/

Goście zagraniczni na UW

System Internetowej Rejestracji Gości Zagranicznych (IRGZ) jest systemem administracyjnym, stworzonym w celu rejestrowania obecności gości na terenie Uniwersytetu oraz zapewnienia im dostępu do systemów i usług dostępnych na Uniwersytecie Warszawskim.

Prosimy o zarejestrowanie się w systemie, jeśli posiadają Państwo afiliację za granicą i przyjeżdżają Państwo na Uniwersytet w jednym w poniższych celów:

praktyka studencka / absolwencka / staż inny niż naukowy,
prowadzenie zajęć dydaktycznych,
prowadzenie badań naukowych,
prowadzenie badań naukowych oraz zajęć dydaktycznych,
udział w szkoleniu / wizycie studyjnej,
inny omówiony z jednostką uniwersytecką cel.

O zarejestrowanie się w systemie prosimy osoby, które mają już ustaloną wizytę w jednej z jednostek UW.

Jeśli nadal szukają Państwo możliwości wyjazdu, prosimy o kontakt z wybranymi jednostkami (Lista jednostek).

Kroki rejestracji w systemie IRGZ:

gość zakłada konta
gość rejestruje się na wizytę w danej jednostce
jednostka zatwierdza przyjazd gościa w IRGZ i wprowadza dane do USOS

Koordynatorzy w jednostkach uczelnianych

Wszystkie jednostki, które przyjmują gości zagranicznych powinny wskazać koordynatorów systemu IRGZ.

Kroki potrzebne do nadania uprawnień koordynatora i opublikowania podstawowej oferty jednostki w systemie IRGZ:

założenia konta użytkownika w IRGZ przez koordynatora z podaniem podstawowych danych – imienia i nazwiska. Konto użytkownika w IRGZ musi być powiązane z uczelnianym adresem mailowym.
odbycie szkolenia z ochrony danych osobowych – dostępne przez najnowszą platformę Kampus https://kampus-kursy.ckc.uw.edu.pl/enrol/index.php?id=775
podpisanie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w IRGZ podpisanego przez koordynatora oraz kierownika jednostki.
przesłanie kompletu powyższych informacji na adres mailowy: visitors(at)uw.edu.pl

Spotkania informacyjne

Rejestracja na spotkanie dostępna w formularzu: https://forms.gle/fxb1VYbZx3mhBLrj6

Najbliższe planowane spotkania informacyjne na platformie ZOOM:

30 maja, godz. 13.00
5 czerwca, godz. 10.00

W czasie około godzinnego spotkania będą Państwo mogli:

zapoznać się z koncepcją powstania systemu IRGZ,
poznać jego funkcjonalności,
zaobserwować podstawowe działania w IRGZ,
otrzymać odpowiedzi na nurtujące Państwa pytania.

Wzory instrukcji obsługi systemu IRGZ

Instrukcja dla gościa w j. angielskim – plik User Manual
Instrukcja dotycząca funkcji IRGZ – plik Instrukcja obsługi IRGZ_koordynatorzy
Instrukcja dotycząca immatrykulacji IRGZ do USOS oraz kwestie legitymacji gościa – plik USOS_koordynatorzy