{"id":15381,"date":"2025-05-27T14:11:05","date_gmt":"2025-05-27T12:11:05","guid":{"rendered":"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/?page_id=15381"},"modified":"2026-06-10T15:29:40","modified_gmt":"2026-06-10T13:29:40","slug":"visitors-registration-irgz","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/wp\/?page_id=15381","title":{"rendered":"Visitors Registration \u2013 IRGZ"},"content":{"rendered":"<h2>Welcome Point supports international guests affiliated with the University of Warsaw by assisting with administrative matters and helping you adapt to life in Warsaw and Poland.<\/h2>\n<h2><a style=\"font-size: 16px; font-weight: 400; color: #11acd5;\" href=\"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/visitors-registration-irgz\/irgz-guests-useful-information\/\">IRGZ Guests \u2013 Useful Information During Your Stay<\/a><\/h2>\n<h3>Introduction of the International Visitors System<\/h3>\n<p>By the decision of the Rector of the University of Warsaw, the Online Registration for International Visitors (shortened in Polish to \u201cIRGZ\u201d) has been operating since April 1, 2025.<\/p>\n<p>You can find the ordinance concerning the IRGZ here:\u00a0<a href=\"https:\/\/monitor.uw.edu.pl\/Lists\/Uchway\/Uchwa%C5%82a.aspx?ID=7261\">https:\/\/monitor.uw.edu.pl\/Lists\/Uchway\/Uchwa%C5%82a.aspx?ID=7261<\/a>\u00a0(in Polish only)<\/p>\n<p>IRGZ is available in two language versions:<\/p>\n<ul>\n<li>IRGZ system in English:\u00a0<a href=\"https:\/\/visitors.uw.edu.pl\/en-gb\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/visitors.uw.edu.pl\/en-gb\/<\/a><\/li>\n<li>IRGZ system in Polish:\u00a0<a href=\"https:\/\/visitors.uw.edu.pl\/pl\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/visitors.uw.edu.pl\/pl\/<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h3>International Visitors to the UW<\/h3>\n<p>The Internet Registration for International Visitors (IRGZ) system is an administrative system designed to register the presence of visitors to the University and provide them with access to systems and services available at the University of Warsaw.<\/p>\n<p>Please register in the system if you have an affiliation abroad and you are coming to the University for one of the following purposes:<\/p>\n<ul>\n<li>undergraduate \/ graduate \/ non-academic internship,<\/li>\n<li>teaching activities,<\/li>\n<li>conducting scientific research,<\/li>\n<li>conducting scientific research and teaching activities,<\/li>\n<li>participation in a training course \/ study visit,<\/li>\n<li>other purpose (discussed with the university unit).<\/li>\n<\/ul>\n<p>If you are not sure which purpose of stay or unit you schould choose, please contact search through: <a href=\"https:\/\/en.uw.edu.pl\/about-university\/faculties\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Faculties<\/a>\u00a0and other\u00a0<a href=\"https:\/\/en.uw.edu.pl\/about-university\/academic-units\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">academic units. <\/a>Contact the person who invites you to come to the UW.<\/p>\n<p>You may also contact the Welcome Point\u2019s office: visitors(at)uw.edu.pl<\/p>\n<p>A User Manual for the visitors registering at IRGZ is available here: <a href=\"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/content\/uploads\/2025\/05\/User-Manual_IRGZ_01.04.2025.pdf\">User Manual_IRGZ_01.04.2025<\/a><\/p>\n<h2>Registration steps:<\/h2>\n<p>1. Visitor creates an account.<br \/>\n2. Visitor registers for a visit to a particular unit.<\/p>\n<p>The registration happens in the current round (<em>phase<\/em>) irrespectively of the time of arrival, i.e. A guest may register in one month, but the actual visit may happen later.<\/p>\n<p>3. The unit approves visitor&#8217;s arrival.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-6521 aligncenter\" src=\"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/content\/uploads\/2021\/09\/logotyp-IDUB-EN-poziom-kolor.png\" alt=\"\" width=\"170\" height=\"73\" \/><\/p>\n<h6>The IRGZ system has been implemented under Action II.2.4. \u201cSupport for the relocation process of employees from abroad by preparing the University of Warsaw academic community and administrative infrastructure for hosting employees from abroad\u201d of the \u201cExcellence Initiative \u2013 Research University\u201d (IDUB) Programme at the University of Warsaw.<\/h6>\n<hr \/>\n<h2>PL<\/h2>\n<h3>Wprowadzenie systemu Internetowej Rejestracji Go\u015bci Zagranicznych<\/h3>\n<p>Decyzj\u0105 Rektora Internetowa Rejestracja Go\u015bci Zagranicznych (dalej: IRGZ) obowi\u0105zuje na Uniwersytecie Warszawskim od 1 kwietnia 2025 roku. Zarz\u0105dzenie dotycz\u0105ce IRGZ znajduj\u0105 Pa\u0144stwo w Monitorze UW:<a href=\"https:\/\/monitor.uw.edu.pl\/Lists\/Uchway\/Uchwa%C5%82a.aspx?ID=7261\">\u00a0https:\/\/monitor.uw.edu.pl\/Lists\/Uchway\/Uchwa%C5%82a.aspx?ID=7261<\/a><\/p>\n<p>IRGZ dost\u0119pny jest w dw\u00f3ch wersjach j\u0119zykowych:<\/p>\n<ul>\n<li>system IRGZ w j. polskim:\u00a0<a href=\"https:\/\/visitors.uw.edu.pl\/pl\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/visitors.uw.edu.pl\/pl\/<\/a><\/li>\n<li>system IRGZ w j. angielskim:\u00a0<a href=\"https:\/\/visitors.uw.edu.pl\/en-gb\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/visitors.uw.edu.pl\/en-gb\/\u00a0<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h3>Go\u015bcie zagraniczni na UW<\/h3>\n<p>System Internetowej Rejestracji Go\u015bci Zagranicznych (IRGZ) jest systemem administracyjnym, stworzonym w celu rejestrowania obecno\u015bci go\u015bci na terenie Uniwersytetu oraz zapewnienia im dost\u0119pu do system\u00f3w i us\u0142ug dost\u0119pnych na Uniwersytecie Warszawskim.<\/p>\n<p>Prosimy o zarejestrowanie si\u0119 w systemie, je\u015bli posiadaj\u0105 Pa\u0144stwo afiliacj\u0119 za granic\u0105 i przyje\u017cd\u017caj\u0105 Pa\u0144stwo na Uniwersytet w jednym w poni\u017cszych cel\u00f3w:<\/p>\n<ul>\n<li>praktyka studencka \/ absolwencka \/ sta\u017c inny ni\u017c naukowy,<\/li>\n<li>prowadzenie zaj\u0119\u0107 dydaktycznych,<\/li>\n<li>prowadzenie bada\u0144 naukowych,<\/li>\n<li>prowadzenie bada\u0144 naukowych oraz zaj\u0119\u0107 dydaktycznych,<\/li>\n<li>udzia\u0142 w szkoleniu \/ wizycie studyjnej,<\/li>\n<li>inny om\u00f3wiony z jednostk\u0105 uniwersyteck\u0105 cel.<\/li>\n<\/ul>\n<p>O zarejestrowanie si\u0119 w systemie prosimy osoby, kt\u00f3re maj\u0105 ju\u017c ustalon\u0105 wizyt\u0119 w jednej z jednostek UW.<\/p>\n<p>Je\u015bli nadal szukaj\u0105 Pa\u0144stwo mo\u017cliwo\u015bci wyjazdu, prosimy o kontakt z wybranymi jednostkami\u00a0<a href=\"https:\/\/www.uw.edu.pl\/uniwersytet\/wydzialy-i-jednostki\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">(Lista jednostek)<\/a>.<\/p>\n<h2>Kroki rejestracji w systemie IRGZ:<\/h2>\n<ol>\n<li>go\u015b\u0107 zak\u0142ada konta<\/li>\n<li>go\u015b\u0107 rejestruje si\u0119 na wizyt\u0119 w danej jednostce<\/li>\n<li>jednostka zatwierdza przyjazd go\u015bcia w IRGZ i wprowadza dane do USOS<\/li>\n<\/ol>\n<h3>Koordynatorzy w jednostkach uczelnianych<\/h3>\n<p>Wszystkie jednostki, kt\u00f3re przyjmuj\u0105 go\u015bci zagranicznych powinny wskaza\u0107 koordynator\u00f3w systemu IRGZ.<\/p>\n<p>Kroki potrzebne do nadania uprawnie\u0144 koordynatora i opublikowania podstawowej oferty jednostki w systemie IRGZ:<\/p>\n<ul>\n<li>za\u0142o\u017cenia konta u\u017cytkownika w IRGZ przez koordynatora z podaniem podstawowych danych \u2013 imienia i nazwiska. Konto u\u017cytkownika w IRGZ musi by\u0107 powi\u0105zane z uczelnianym adresem mailowym.<\/li>\n<li>odbycie szkolenia z ochrony danych osobowych \u2013 dost\u0119pne przez najnowsz\u0105 platform\u0119 Kampus\u00a0<a href=\"https:\/\/kampus-kursy.ckc.uw.edu.pl\/enrol\/index.php?id=775\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">https:\/\/kampus-kursy.ckc.uw.edu.pl\/enrol\/index.php?id=775<\/a><\/li>\n<li>podpisanie upowa\u017cnienia do przetwarzania danych osobowych w IRGZ podpisanego przez koordynatora oraz kierownika jednostki.<\/li>\n<li>przes\u0142anie kompletu powy\u017cszych informacji na adres mailowy: visitors(at)uw.edu.pl<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Spotkania informacyjne<\/h3>\n<p>Spotkania informacyjne na temat systemu IRGZ i czynno\u015bci administracyjnych b\u0119d\u0105 organizowane w miar\u0119 potrzeb.\u00a0Prosimy o zg\u0142aszanie ch\u0119ci wzi\u0119cia udzia\u0142u w spotkaniach informacyjnych na adres: visitors(at)uw.edu.pl<\/p>\n<p>W czasie oko\u0142o godzinnego spotkania b\u0119d\u0105 Pa\u0144stwo mogli:<\/p>\n<ul>\n<li>zapozna\u0107 si\u0119 z koncepcj\u0105 powstania systemu IRGZ,<\/li>\n<li>pozna\u0107 jego funkcjonalno\u015bci,<\/li>\n<li>zaobserwowa\u0107 podstawowe dzia\u0142ania w IRGZ,<\/li>\n<li>otrzyma\u0107 odpowiedzi na nurtuj\u0105ce Pa\u0144stwa pytania.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Wzory instrukcji obs\u0142ugi systemu IRGZ<\/h3>\n<ul>\n<li>Instrukcja dla go\u015bcia w j. angielskim \u2013 plik\u00a0<a href=\"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/content\/uploads\/2025\/05\/User-Manual_IRGZ_01.04.2025.pdf\">User Manual<\/a><\/li>\n<li>Instrukcja dotycz\u0105ca funkcji IRGZ \u2013 plik\u00a0<a href=\"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/content\/uploads\/2025\/05\/Instrukcja-obslugi-IRGZ_koordynatorzy-15.04.2025.pdf\">Instrukcja obs\u0142ugi IRGZ_koordynatorzy<\/a><\/li>\n<li>Instrukcja dotycz\u0105ca immatrykulacji IRGZ do USOS oraz kwestie legitymacji go\u015bcia \u2013 plik\u00a0<a href=\"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/content\/uploads\/2025\/05\/USOS_koordynatorzy_po_poprawkachPM_16.05.2025.pdf\">USOS_koordynatorzy<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h3>Kontakt z Zespo\u0142em Welcome Point (nadz\u00f3r merytoryczny nad systemem)<\/h3>\n<p>e-mail: visitors(at)uw.edu.pl<\/p>\n<p>tel: (+48) 22 55 24 103 \/ 22 55 24 125<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"wp-image-6522 aligncenter\" src=\"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/content\/uploads\/2021\/09\/logotyp-IDUB-PL-poziom-kolor.png\" alt=\"\" width=\"181\" height=\"81\" \/><\/p>\n<h6>Powstanie systemu zosta\u0142o wsp\u00f3\u0142finansowane przez program Inicjatywa Doskona\u0142o\u015bci &#8211; Uczelnia Badawcza w ramach dzia\u0142ania II.2.4. Wsparcie procesu relokacji pracownik\u00f3w z zagranicy poprzez przygotowanie spo\u0142eczno\u015bci akademickiej UW oraz infrastruktury administracyjnej do przyjmowania pracownik\u00f3w z zagranicy<\/h6>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Welcome Point supports international guests affiliated with the University of Warsaw by assisting with administrative matters and helping you adapt to life in Warsaw and Poland. IRGZ Guests \u2013 Useful Information During Your Stay Introduction of the International Visitors System By the decision of the Rector of the University of Warsaw, the Online Registration for<\/p>\n","protected":false},"author":28,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"footnotes":""},"class_list":["post-15381","page","type-page","status-publish","hentry"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/15381","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/28"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/wp\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=15381"}],"version-history":[{"count":30,"href":"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/15381\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":17768,"href":"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/wp\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/15381\/revisions\/17768"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/welcome.uw.edu.pl\/wp\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=15381"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}